DOVERE DI CUSTODIRE E UTILIZZARE CORRETTAMENTE I BENI AZIENDALI
Dal computer al telefono, dal badge agli attrezzi: ciò che l’azienda affida al lavoratore è uno strumento di lavoro, non qualcosa di cui disporre senza limiti
Un tempo gli strumenti di lavoro erano soprattutto una scrivania, una macchina utensile, una divisa o una cassetta degli attrezzi. Oggi possono essere un computer portatile, uno smartphone, un’automobile aziendale, un badge, una carta di pagamento, credenziali di accesso, software, banche dati e perfino uno spazio digitale nel cloud. Cambiano gli oggetti, non cambia il principio: il lavoratore deve utilizzare con diligenza ciò che gli viene affidato per svolgere la propria attività e custodirlo secondo le regole previste dall’organizzazione. È una conseguenza concreta di quel più generale dovere di diligenza che accompagna la prestazione lavorativa.
USARE NON SIGNIFICA POTERNE DISPORRE
Ricevere un computer o un telefono aziendale non significa diventarne proprietari. Quegli strumenti vengono consegnati per una finalità precisa e devono essere utilizzati rispettando contratto, regolamenti aziendali e disposizioni legittimamente impartite. L’eventuale uso personale può essere consentito, tollerato oppure vietato a seconda delle regole applicabili. Proprio per questo è pericoloso affidarsi al semplice «lo fanno tutti». Prima di utilizzare uno strumento aziendale per finalità estranee al lavoro occorre sapere quali siano effettivamente le regole.
COMPUTER, EMAIL E ACCOUNT: I BENI OGGI SONO ANCHE DIGITALI
Custodire uno strumento significa ormai proteggere anche ciò che contiene. Lasciare incustodite password, condividere credenziali personali, installare programmi non autorizzati, utilizzare supporti potenzialmente pericolosi o consentire ad altri di accedere a sistemi aziendali può esporre l’organizzazione a rischi molto maggiori del valore del computer stesso. Una password può essere una chiave aziendale esattamente come quella di una porta. La responsabilità nell’utilizzo degli strumenti digitali è quindi diventata parte integrante della normale diligenza professionale.
DANNEGGIAMENTO, SMARRIMENTO E FURTO
Un bene può rompersi senza che nessuno abbia colpa. Un telefono può essere rubato, un computer può guastarsi, un attrezzo può deteriorarsi attraverso il normale utilizzo. Non ogni danno comporta automaticamente una responsabilità del lavoratore. Occorre valutare concretamente che cosa sia accaduto, se siano state rispettate le normali cautele e quali regole fossero previste. Diversa è la situazione di chi utilizza deliberatamente uno strumento in maniera impropria o gravemente negligente. Per questo, quando avviene uno smarrimento, un furto o un danneggiamento, la prima regola è segnalarlo tempestivamente attraverso le procedure previste.
L’AUTO AZIENDALE NON È UN’AUTO QUALSIASI
Particolare attenzione meritano i veicoli. Un’automobile aziendale può essere concessa esclusivamente per servizio oppure anche per uso personale, secondo condizioni differenti. Carburante, manutenzione, multe, parcheggi, utilizzo da parte di familiari e percorrenze private dipendono dalle condizioni applicabili. La disponibilità materiale del mezzo non autorizza automaticamente qualunque utilizzo. Anche qui vale una regola semplice: prima vengono le condizioni con cui il bene è stato affidato, poi le abitudini personali.
ANCHE IL DATORE DI LAVORO HA DEI LIMITI
Il fatto che computer, telefono o posta elettronica appartengano all’azienda non significa che il lavoratore perda ogni tutela. L’utilizzo degli strumenti tecnologici e gli eventuali controlli devono confrontarsi con le norme applicabili, comprese quelle poste a tutela del lavoratore e dei dati personali. Proprietà dello strumento e libertà assoluta di controllo non sono la stessa cosa. Anche nel mondo digitale il potere organizzativo incontra confini.
LA BUSSOLA
Custodire gli strumenti dell’impresa significa avere rispetto del lavoro, non dell’oggetto in sé. Dietro un computer, un mezzo, una macchina o una password ci sono risorse, persone e spesso informazioni che riguardano anche altri. Il lavoratore deve usarli con cura e responsabilità; l’azienda, dall’altra parte, deve stabilire regole comprensibili e rispettare i limiti dei propri poteri. Perché avere qualcosa in consegna significa poterne fare uso, non poterne fare qualsiasi uso.